دليل أرشفة المركز

كيف أختار؟ أربع خطوات بالترتيب

1. هل الوثيقة سرية؟ إن كانت مكتوبًا عليها سري أو سري للغاية، أو تخص شخصًا واحدًا (ملف موظف، تقييم أداء، راتب، هوية أو جواز، طبي، تأديبي)، أو فيها بيانات تعرّف بطلاب أو مشاركين، فلا تُصنَّف هنا. اتبعي الفقرة الأخيرة من الدليل.
2. هل تطابق صفًا في جدول «أين أحفظ هذه الوثيقة؟» أدناه؟ استخدمي ما فيه كما هو.
3. هل هي خطاب أو بريد أو محضر أو قرار يخص موضوعًا جاريًا؟ مثل «نادي المركز»: يوضع في تصنيف الموضوع نفسه، ويُكتب اسم الموضوع في حقل «الموضوع». وإن لم يكن له موضوع: الخطاب في المراسلات ← الوارد أو الصادر، والمحضر في الاجتماعات واللجان ← المحاضر والقرارات.
4. غير ذلك: اختاري التصنيف بحسب ما تتحدث عنه الوثيقة، ثم النوع بحسب شكلها.

التصنيفات الستة وفروعها (15 فرعًا)

الرمز يظهر في أول الرقم الأرشيفي فقط (مثل 03-012)، ولا يُكتب في أي حقل.

التصنيف الفرعي يُختار من شجرة التصنيفات بالضغط على أيقونة الوسم بجانب الحقل، ولا يُكتب في المربع. ويُختار الفرع فقط، لأن التصنيف الرئيسي لا يُختار من الشجرة.

أنواع الوثائق الخمسة عشر

النوع يتبع ما هي الوثيقة، لا صيغة ملفها. صورة خطاب أو لقطة شاشة لرسالة هي «خطاب»، وملف PDF لشرائح هو «عرض تقديمي».

أين أحفظ هذه الوثيقة؟ (المواضع المعتمدة)

كيف أكتب بقية الحقول

أمثلة كاملة

أمثلة توضيحية للشكل المطلوب. الأسماء والجهات فيها مثال وليست وثائق فعلية.

الوثائق السرية